Planning en controlcyclus

Iedere organisatie heeft afspraken over de manier waarop er gesproken wordt over de voortgang in het realiseren van plannen en doelstellingen. De afspraken over hoe u dat doet legt u vast in de planning en controlcyclus. De afspraken omvatten vaak in een kalender met data voor rapportages en gesprekken over die rapportages. Kernwoord in de opvattingen over planning en control is beheersing. Vanuit een zicht op de mogelijke risico’s en de realisatie versus planning worden de gesprekken gehouden. De agenda van een gesprek in het kader van planning en control is vaak als volgt:

- Nieuwe ontwikkelingen
- Knelpunten en niet gehaalde doelstellingen
- Successen en behaalde doelstellingen

De leidinggevende roept de planhouder of afdelingsmanager ter verantwoording over de behaalde resultaten.

Planning en controlcyclus i.c.m. de A3 methodiek

De A3 methodiek heeft ook een cyclus van rapportages en gesprekken. Ze is iets anders van karakter. Het A3 gesprek gaat meer over sturen dan over verantwoorden of beheersen. We kijken evenveel vooruit als achteruit. En de verantwoordelijkheid ligt ook iets anders: de eigenaar van het A3 plan is de eigenaar van het gesprek. Die doet de voorbereiding en die is voorzitter in het gesprek. Het resultaat is meer dynamiek in het gesprek. En de volgorde van de agenda zetten we in de A3 methodiek op de kop:

- Eerst de successen en behaalde doelstellingen
- Dan de knelpunten
- Tenslotte de nieuwe ontwikkelingen

Het zet de gesprekspartners in een positieve houding en daar heeft u plezier van in het gesprek en te leert makkelijker van zaken die goed gaan dan van knelpunten.

Voor een goed gesprek zijn drie zaken essentieel:

- Bespreek uw plan periodiek in de afdeling. Betrek uw mensen bij het plan door de actuele onderwerpen te agenderen in het teamoverleg. Liefst maandelijks.
- Hou de belangrijkste resultaten bij en laat dat ook zien dat u dat doet. Maak het visueel.

- Hou de voortgang van de acties bij en betrek de verantwoordelijken bij het overleg.
Het periodieke A3 gesprek is dan de hoeksteen in planning en control. De meeste energie krijgt u tenslotte van die onderwerpen waarop u wilt verbeteren.

Heeft u vragen over planning en control of over de A3 methodiek?

Neem contact met ons op via 055 368 9800 of stuur een e-mail naar info@rontmanagementconsultants.nl.