Hoe houd ik mijn (jaar)plan fris en dynamisch: vier open deuren

Geschreven door: Walter van den Nieuwenhuizen

Het jaar is al een poosje aan de gang en het A3 plan dat we voor het jaar hebben gemaakt begint misschien al wat stof te verzamelen: hebben we werkelijk vanuit het ambitieuze plan gewerkt? Ik zie het vaak, managers werken enthousiast aan het A3 (jaar)plan maar kijken er verder niet meer naar om. Zonde van de tijd en de energie. Hieronder bespreek ik een paar open deuren over dit onderwerp. Het is heel vanzelfsprekend, maar toch doen we er vaak niets mee.

Maak het A3 plan samen met je team of MT

Dat helpt enorm. Zeker als je het ook nog zichtbaar ergens ophangt, dan blijft het in de belangstelling staan. Eigenlijk vind ik het verboden om een jaarplan in je eentje achter het bureau in elkaar te zetten. Doe het met elkaar!

Agendeer het A3 plan maandelijks in je teamvergadering

Natuurlijk niet het hele plan, maar de acties die deze maand actueel zijn. Het versterkt de betrokkenheid van je team, versterkt de focus en het maakt het plan dynamisch. Het verandert mee op het ritme van de besluitvorming.

Meet de voortgang van je acties en maak het gewenste resultaat zichtbaar

Dit is een lastige. De voortgang in beeld brengen gaat nog wel, maar we zijn niet zo gewend om de resultaten bij te houden. Waarom doen we iets nu echt en wat is het gewenste effect. Ik kom veel plannen tegen waarin het gewenste resultaat is dat we de actie hebben uitgevoerd, of dat een gewenst beleidskader is vastgesteld. Maar daar gaat het uiteindelijk niet om: je wilt dat het beleidskader een effect heft, dat een actie iets in beweging zet. Dat is veel lastiger in een prestatie-indicator te vangen. Dit is een lasting punt, we denken niet zo graag over effecten na die we niet helemaal zelf in de hand hebben. En toch is het nuttig, het verscherpt de discussie en versterkt de resultaatgerichtheid.

Het denken over SMART is, zeker in het publieke domein, duidelijk aan het verschuiven. Niet alles is te vatten in cijfers en letters. Maar wat dan? In een volgend blogje zal ik de belangwekkende ontwikkelen rond “rijker verantwoorden” aanstippen. Misschien hebben we daar een deel van de oplossing in handen.

Maak de voortgang visueel

Het helpt enorm om plaatjes te gebruiken bij het beschrijven van de voortgang en het resultaat. Het maakt in één oogopslag duidelijk hoe het gaat en wat de bedoeling is. Laat zien dat je tevreden (of ontevreden) bent en vier je succes door een mooie presentative.

Het zijn vier open deuren, maar herhaling en discipline zijn key. In de vele implementaties van de A3 methodiek is dit een steeds terugkerend thema. Hoe houden we het plan fris. Mijn ervaring is dat dit helaas ook hard werken is. Maar ach, je A3 plan bevat de belangrijkste onderwerpen van het jaar, dus dat mag wat energie vragen!

Walter van den Nieuwenhuizen
RONT Management Consultants
Expert A3 methodiek en A3 digitaal (www.A3plan.nl)