Voor welk tijdvak maken we een A3 plan? Dat is een goede vraag! We zijn tenslotte gewend om keurig in tijdvakken te denken. We spreken graag van een 4-jarenplan of een jaarplan, want dat past fijn in het denken in onze planning- en controlcyclus. Maar hoe doe je dat dan als je een schooljaarplan dat loopt van september tot juli? Of een halfjaarplan? Past dat dan wel? In de praktijk zijn er drie redenen om dit denken in kalenderjaren of schooljaren te verlaten. Ik spreek inmiddels liever van een A3 Plan. Het gaat om het continu verbeteren: wat hebben we gedaan, wat heeft dat opgeleverd, wat vinden we ervan en gaan we onze ambities of plannen aanpassen.
1. De praktijk stoort zich niet aan oudejaarsavond
Het is eigenlijk raar, we werken aan het eind van het jaar extra hard om alles op tijd af te krijgen, alsof het in januari is afgelopen. Terwijl veel van je ambities en acties niet zo tijdsgebonden zijn. Je wilt iets verbeteren, versterken of vernieuwen en dat is belangrijk. Of dat in het eerste of tweede kwartaal gebeurt is minder interessant. Je wilt je plannen zo vormgeven dat ze een continue stijgende lijn willen doorzetten. De ingezette lijn wil je graag laten doorlopen in het nieuwe tijdvak. Laat je plannen dan ook niet stoppen op 31 december, maar zie ze als een doorlopende agenda om te verbeteren en te vernieuwen.
2. Het gaat om de dialoog (over je acties en je ambities)
Elke keer dat ik een team help bij het opstellen van een A3 plan trekt de rechterkant van het A3 Plan (waar de prestatie indicatoren en normen staan) veel aandacht: waarop moet ik me verantwoorden en kan ik dat dan wel waarmaken? Zijn die doelstellingen wel realistisch? Zullen we niet op veilig spelen? Redden we dat wel dit jaar/schooljaar/periode? Deze dialoog is niet gewenst en haalt de aandacht weg van waar die hoort! Het gaat over de belangrijkste onderwerpen voor de komende periode, je wilt die topprioriteiten aanpakken, omdat je er een visie op hebt. Het moet je succes brengen. Daar gaat het om en er mag dus best een hoge ambitie in zitten. Maar dan moet het zwaard van Damocles van de verantwoording minder dominant zijn. Liever geen valbijl van de deadline die de dialoog laat stokken, maar een inspirerend gesprek over wat je hebt ondernomen om een hoge ambitie waar te maken. Dat is belangrijk! Zo’n gesprek kan best vlijmscherp zijn, ik ben geen voorstander van kabbelende en altijd vriendelijke A3 managementgesprekken of voortgangsgesprekken. We willen tenslotte het onderste uit de kan halen. Maar het gedwongen tijdsperspectief is mij te beperkend.
3. Sturen is bij verandering belangrijker dan planning & control
Ik krijg wel eens het gevoel, dat het feit dat we het A3 een JAARplan noemen, ertoe leidt dat het A3 Plan “het eigendom” van control wordt. En dan gelden er ineens andere wetten: integraal, SMART, verantwoorden. Begrijp me goed, ik vind planning & control heel belangrijk. Het systematisch verantwoorden van je activiteiten, je inkomsten en bestedingen, je successen en tegenvallers is enorm belangrijk. Het is ook een vak: control raliseren in de organisatie. Maar de essentie van A3 gaat om focus en je aandacht richten op een (beperkt) aantal acties die het verschil gaan maken. Het gaat om de veranderopgave, we willen vernieuwing en verbeteren faciliteren
Dus?
Een A3 plan is bedoeld om een zinvolle dialoog te voeren over je acties. Zijn we daar tevreden over en bereiken we het resultaat dat we hadden verwacht? Of moeten we onze ambities of acties aanpassen? Een A3 Plan moet leiden tot die zinvolle dialoog daarover en minder een instrument zijn voor “slechts” de verantwoording. Mijn conclusie: een A3 Plan is dynamisch en continu en daarom stoort het zich niet aan de kalender. Maar evalueer het regelmatig en zet het periodiek opnieuw weer op. Misschien wel jaarlijks. 😊
