In november heeft RONT MC twee masterclasses georganiseerd voor haar A3-klanten. In een interactief programma is de A3 methodiek bediscussieerd rond het thema evalueren: hoe wordt evalueren met de A3 methodiek ondersteund en evalueren we het gebruik van de A3 methodiek zelf wel en wat levert dat dan op?
Evalueren is voor iedereen die werkt in het veld van kwaliteitszorg een bekend thema: elk kwaliteitssysteem vraagt naar een bewuste en duidelijke Plan-Do-Check-Act cyclus. En elke kwaliteitsverantwoordelijke probeert dit onderwerp goed te presenteren voor een bezoek van auditoren. En soms valt dat niet mee! Want evalueren op dossier- of uitvoering-niveau doen we vaak wel, maar op beleidsniveau is dat in de praktijk een lastig onderwerp. Tijdens de masterclass stonden beide onderwerpen centraal: hoe helpt de A3 methodiek het levend maken van de PDCA-cyclus en hoe kunnen we het gebruik van de methodiek zelf evalueren.
Hieronder de vijf tips naar aanleiding van de discussies!
Tip 1: maak je nieuwe jaarplan mede op basis van een inhoudelijke toets van je huidige jaarplan
Toets het succes van je huidige plan: wat is gerealiseerd en wat niet? Willen we onderwerpen meenemen naar het nieuwe jaar of niet? Zijn onze ambities realistisch en hebben we de juiste acties gedaan? Maak dan het nieuwe plan in lijn van het oude plan, aangevuld met nieuwe ambities als gevolg van nieuwe ontwikkelingen en wensen.
Tip 2: maak A3 plannen die belangrijk zijn voor de teams
Als je A3 plan weergeeft wat in het team belangrijk is, dan is het logisch dat je je plan periodiek bespreekt om de voortgang te beoordelen en de resultaten te vieren. Dan moeten de onderwerpen in het teamplan ook zeker voor een belangrijk deel van het team zelf zijn en niet van bovenaf opgelegd. Dus: zorg ervoor niet alle beleidsprioriteiten (de succesbepalende factoren in het A3) verplicht worden doorgezet naar de teams. Laat daarin ruimte voor eigen prioriteiten. Heel praktisch: zet bijvoorbeeld niet meer dan 3 van de 7 sbf-en uit het organisatieplan verplicht door naar de teamplannen. Dat geeft ruimte voor eigen accenten! En natuurlijk: hou je plan bij in A3 digitaal, zodat het een dynamisch plan is dat betekenis houdt gedurende het jaar.
Tip 3: versterk de samenhang tussen de plannen, horizontaal en verticaal
De conclusie uit de masterclass: denk na over het proces. Zet niet alle sbf-en door vanuit het organisatieplan (zie ook tip 2) en leg vóór vaststelling de nieuwe plannen naast elkaar om de dwarsverbanden te zien en te versterken. Dit is vooral van belang voor de ondersteunende teams: wat vraagt de operatie en hoe kunnen we daar bij aansluiten. Het heeft zeker zin daar een bijeenkomst voor te organiseren, een A3-Parade waarbij alle plannen worden gepresenteerd en waar rode draden en thema’s worden ontdekt en versterkt. Maak er een feestelijke en belangrijke bijeenkomst van!
Tip 4: maak een directiebeoordeling over het gebruik van de A3 methodiek
Een formeel actiepunt maar van groot belang: neem de tijd om het effect van de A3 methodiek te beoordelen. Heeft het maken van A3 plannen geleid tot meer focus? Is de consistentie en samenhang verbeterd? Is de feedbackloop inderdaad zichtbaarder en belangrijker? En tenslotte: zijn de resultaten van de organisatie verbeterd? Auditors zoeken altijd naar deze informatie en niet voor niets. Continu verbeteren is ieders ambitie en het heeft zin om daar jaarlijks aandacht aan te geven.
Tip 5: maak slanke en overzichtelijke plannen: van actiepuntenlijst naar focus op verbetering
Een praktische uitsmijter: maak overzichtelijke plannen die die ambities laten zien waarop we een grote ambitie hebben om te verbeteren. Schrijf niet alles op wat belangrijk is en niet vergeten mag worden. Dat maakt de A3 plannen tot actiepuntenlijst en trekt de aandacht vooral naar de actiekant van het plan. We merken dat de gesprekken over je A3 plan pas echt interessant worden als je je ook richt op de resultaten: zijn we succesvol in het realiseren van onze beleidsprioriteiten, de succesbepalende factoren. Maak daarom een overzichtelijk en slank plan, dat uitdaagt om periodiek besproken te worden.
Kortom, interessante en ook praktische masterclasses. De reactie van de deelnemers: fijn dat we het weer even op een rij hebben gezet en fijn dat we handvatten hebben om de toepassing van A3 verder te versterken en te professionaliseren.
Nieuwsgierig naar de verbetermogelijkheden van de plannen in de eigen organisatie of toe aan een opfrisser? Neem contact op met ons via info@rontmc.nl.
