Alles weten over A3?

Download onze e-boeken en word A3-Meister!

Page content

Grip op de organisatie met het A3 jaarplan

Grip op de organisatie met het A3 jaarplan

Het A3-jaaplan heeft zich in de afgelopen toen jaar ontwikkeld tot een van de meest gebruikte methodieken voor het maken van jaarplannen in het publieke domein. Gebruikers roemen de methodiek omdat het compact is en overzicht geeft. Geen hele dikke plannen, maar een concreet puntsgewijs plan waarin een samenhangend overzicht staat van visie naar actie. En bij gebruik van A3 digitaal is daarbij de mogelijkheid om die acties concreet uit te werken in deelactiviteiten en om bewaking op de voortgang te organiseren.

Inspectie voor het Onderwijs
Een belangrijke vraag bij het maken van het A3-plan is of je het plan alleen gebruikt voor sturing op de verandering (growing concern) of ook voor sturing op de voortgang van het reguliere werk (going concern). Onze eerste voorkeur is om het plan compact te houden en te gebruiken voor sturing op de verandering. Zo ontstaat een toegankelijk plan met een beperkt aantal focus punten, prestaties en acties. Daarmee ontstaan heldere accenten in de sturing. Een paar van onze mooiste voorbeelden van A3-jaarplannen zijn op die leest geschoeid.

De Inspectie voor het Onderwijs koos anders. Na een goede afweging van voor- en nadelen koos de inspectie om ook going concern in het plan op te nemen. En ze zijn zeker niet de eerste die daarvoor kiezen! Dat betekent dat het plan een overzicht biedt van prestatie-indicatoren die te maken hebben met aantallen 4-jaarsinspecties, aantallen themaonderzoeken, doorlooptijden et cetera. Omdat het toezicht in het onderwijs niet alleen gebeurt op het niveau van scholen en besturen, maar ook op het niveau van het stelsel, is er een diversiteit in soorten onderzoeken. Zo onstaat er in het a3-plan een relatief lange lijst van resultaten die gemeten worden.

Eenheid in de sturing
Het concernplan van de inspectie benoemt de thema’s van het nieuwe meerjarenbeleidsplan. Daaraan zijn doelstellingen gekoppeld die te maken hebben met de realisatie van de diverse soorten onderzoeken en met de verandering in de uitvoering van het toezicht. En ook met interne operationele zaken, zoals die bijvoorbeeld spelen binnen het personeelsmanagement (denk aan werving en selectie, opleiding, verloop, verzuim). Going concern en growing concern worden op deze manier met elkaar verbonden in een plan.

Omdat de indicatoren voor going concern vanuit het concern jaarplan zijn doorvertaald naar de jaarplannen van de sectoren, ontstaat er één taal in de organisatie. De verschillende soorten onderzoeken worden in sectoren op dezelfde manier benoemd en gedefinieerd. Met behulp van A3-digitaal worden doelstellingen van de sectoren opgeteld tot doelstellingen voor de organisatie als geheel. Dat is behulpzaam bij het rapporteren, intern en extern. De grote winst voor de inspectie – en dat is ook de kracht van de methodiek – is dat er een glasheldere vertaling ontstaat vanuit het meerjarenbeleidsplan naar de jaarplannen. Vanuit het concernplan worden succesbepalende factoren, prestatie-indicatoren en acties doorgezet naar sectoren. De concrete invulling van die acties verschilt per sector. Zo is het voor alle sectoren de opgave om bestuursgericht toezicht te versterken. Welke activiteiten daarvoor precies moeten gebeuren, kan iedere sector zelf uitwerken in het activiteitenoverzicht.

Helder keuze
Het pleidooi in deze bijdrage is dat het niet zomaar van buitenaf geadviseerd kan worden om te kiezen voor going concern of voor growing concern. Beide kan, met voor- en nadelen die daarbij horen. Wat we wel bepleiten is om die keuze helder en eenduidig te maken, op basis van een overtuigend argument. Voor die toets staagt de inspectie met een tien met een griffel (om maar even in het jargon van het onderwijs te blijven). Men voelt een heldere urgentie om te zorgen voor een eenduidige en eenvormige sturing en men ziet de kwaliteiten van de A3-methodiek en van A3-digitaal om dat voor de organisatie te faciliteren.

Walter van den Nieuwenhuizen
Walter is senior consultant bij RONT Management Consultants. Resultaatgerichter werken en het maken van plannen waar wat mee gebeurt zijn de speerpunten. Walter wordt gekenmerkt door het snelle schakelen tussen strategische advisering en praktische toepasbaarheid.

Comment Section

0 reacties op “Grip op de organisatie met het A3 jaarplan

Plaats een reactie

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.