Met één van onze klanten hebben wij onderzocht hoe zij hun A3 werkwijze kunnen dynamiseren. Zij werken al enkele jaren met A3 plannen.
Tip 1. Zorg voor 3 échte managementgesprekken
Plan drie voortgangsgesprekken per jaar. Benoem alle drie de gesprekken als A3 managementgesprekken en niet als verantwoordingsgesprekken. In onze adviespraktijk zien wij vaak leidinggevende het A3 managementgesprek als een verantwoordingsgesprek ervaren wordt terwijl juist het stimuleren van innovatie/doorontwikkeling het doel is.
Tip 2. Gebruik het A3 jaarplan als basis voor het managementgesprek
Het A3 jaarplan is het basisdocument voor het gesprek. Het gesprek richt zich op ‘growing concern’ onderwerpen. De basisagenda van het gesprek bestaat uit de volgende onderwerpen:
- Nieuwe ontwikkelingen (met consequenties voor het (eerder vastgestelde) A3 jaarplan) en verbeteracties uit audits, zelfevaluaties, MTO’s, cliënttevredenheidsonderzoeken, etc.
- Bereikte successen (behaalde en overtroffen doelstellingen)
- Aandachtspunten (o.a. niet behaalde doelstellingen)
- Vervolgafspraken
Tip 3. Leidinggevende en staflid/leden bereiden managementgesprek voor
De leidinggevende bereidt zich samen met de staf voor op het gesprek. De leidinggevende analyseert de informatie uit de cockpit met de staf (adviesrol). De leidinggevende neemt verbeteracties op niet behaalde doelstellingen op in het A3 jaarplan als ‘growing concern’ onderwerp.
Tip 4. De staf ondersteunt de Raad van Bestuur in de voorbereiding
De staf wijst de Raad van Bestuur actief op hoofdlijnen op mogelijke zorgelijke ontwikkelingen van het plan ter voorbereiding. De RvB ziet toe dat deze mogelijke zorgelijke ontwikkelingen ook op de agenda van het A3 managementgesprek staan, zoals door de leidinggevende vooraf opgesteld. Zo niet, dan voegt de RvB deze toe. De leidinggevende stuurt alleen die informatie mee uit de cockpit als onderbouwing voor de bijstuuracties in het A3 jaarplan. Na afloop maakt de leidinggevende een verslag met de afspraken en stuurt deze aan de RvB. Het A3 jaarplan wordt bijgewerkt indien van toepassing.
De RvB stemt met elkaar en eventueel de staf af, wat de rode draden uit de gesprekken zijn geweest en of deze nog aanleiding geven om bij te sturen op het A3 concernplan of de 4-maands rapportage.
Tip 5. Maak van het tweede managementgesprek een groepsgesprek
Laat het tweede gesprek een gezamenlijk A3 managementgesprek zijn. Een gesprek van de RvB met meerdere leidinggevenden gelijk. De samenstelling per gesprek kan gebaseerd zijn op onderwerp of aandachtsgebied. De aard van het gesprek is hetzelfde evenals de voorbereiding, maar het nevendoel is ook om elkaar te versterken en te inspireren en te leren van elkaar en nieuwe ideeën op te doen voor de realisatie van het eigen jaarplan. Ook voor nieuw aangetreden leidinggevende een snelle manier om op te stomen. Trek voor deze gezamenlijke gesprekken een halve dag uit. Beperk het aantal leidinggevende tot maximaal 6 á 7. Iedere leidinggevende bereidt een korte pitch van max. 5 minuten voor om te presenteren. De leidinggevende denkt na welke input, ondersteuning, etc. hij van de aanwezigen wil hebben bij zijn of haar punten. Onderwerpen in de pitch:
- Nieuwe ontwikkelingen (met consequenties voor het (eerder vastgestelde) A3 jaarplan) en verbeteracties uit audits, zelfevaluaties, MTO’s, cliënttevredenheidsonderzoeken, etc.
- Bereikte successen (behaalde en overtroffen doelstellingen)
- Aandachtspunten (o.a. niet behaalde doelstellingen)
De rol van de RvB blijft hetzelfde als in de een op een A3 managementgesprekken. De collega leidinggevende nemen een lerende en reflectieve rol in. De gemaakte afspraken gaan in een verslag. Het verslag ontvangt iedereen. De leidinggevende passen na afloop hun A3 jaarplan aan indien van toepassing. De RvB stemt met elkaar en eventueel de staf af, wat de rode draden uit de gesprekken zijn geweest en of deze nog aanleiding geven om bij te sturen op het A3 concernplan of de 8-maandsrapportage.
Tip 6. Afronding & vaststelling nieuw plan in derde managementgesprek
Het derde gesprek vindt plaats in het laatste kwartaal. De aard van dit A3 managementgesprek is iets anders. Het A3 jaarplan voor het nieuwe jaar wordt officieel vastgesteld. Daarnaast wordt het A3 jaarplan van het lopende jaar geëvalueerd en er wordt vooruitgekeken naar het nieuwe jaar.
- Bereikte successen (behaalde en overtroffen doelstellingen)
- Aandachtspunten (o.a. niet behaalde doelstellingen)
- Aanscherping A3 jaarplan nieuwe jaar.
De leidinggevende maakt een verslag van het gesprek met de gemaakte afspraken en stuurt dit naar de RvB. Het A3 jaarplan wordt bijgewerkt indien van toepassing.
De RvB stemt met elkaar en eventueel de staf af, wat de rode draden uit de gesprekken zijn geweest en of deze nog aanleiding geven om aanpassingen te doen op het A3 concernplan.
Tip 7. Zorg dat iedereen begrijpt wat een managementgesprek is
Organiseer een opfrisworkshop voor het A3 managementgesprek. Met aandacht voor rol en houding van zowel RvB als leidinggevende en hoe voor te bereiden op het gesprek. Zorg voor ‘coaching on the job’ bij de eerste 1 op 1 gesprekken én het gezamenlijke gesprek. Reflectieve praktijk om rolvast te blijven in de A3 managementgesprekken.
Tip 8. Ondersteun de leidinggevende
Ondersteun de leidinggevende bij het (smart) opstellen van hun A3 jaarplannen door middel van een ‘inloop’ spreekuur bij A3 deskundigen. Doel is hen op te frissen en aan te scherpen op het actueel houden van hun A3 jaarplan. Gebruik is op basis van behoefte.
